Les formulaires de sélection peuvent être remplis par quiconque est associé au RDH. Tous les RDH nationaux et régionaux publiés entre juin 2004 et décembre 2006 ont rempli les conditions requises pour l'attribution de prix. Chaque rapport national peut être sélectionné dans une ou deux catégories. Les rapports régionaux ne sont admissibles que pour la catégorie des prix régionaux.
La procédure de nomination et de sélection pour l'attribution des prix s'organise en quatre phases.